Tekst formalny - List

Aby list formalny spełniał wymogi musi bezpośrednio komunikować wiadomość, na dodatek w języku prostym, pozbawionym wszelkich „ukwieceń”. Co więcej, musi też zostać napisany według określonego schematu, wzoru, który taką korespondencję formalną definiuje.

W naszym liście znaleźć powinny się na pewno określone rzeczy:

1. Adres nadawcy, dane jego firmy, jednak nie dane osobowe. Umieszczamy je zawsze w prawym górnym rogu kartki.
2. Dane osobowe i firmowe adresata. Umieszczamy je poniżej tych nadawcy, jednak po przeciwnej, lewej stronie kartki.
3. Odnośnik. Nie jest to nieodzowna część listu, występuje jedynie wtedy kiedy korespondencja odnosi się do poruszanej już, czy też wcześniej występującej sprawy. Odnośnik umieszcza się pod danymi adresata po jednej spacji. Stosowny zwrot to „Our ref:”
4. Data. Powinna znajdować się bezpośrednio pod odnośnikiem. Gdy ten jest w liście nieobecny, datę umieszczamy około dwóch spacji pod danymi adresata.
5. Nagłówek. Najczęściej spotykanym nagłówkiem jest „Dear…” oraz dane osobowe adresata. Jeśli znamy jego nazwisko piszemy np.: Dear Mr/Ms Taylor. Gdy nazwisko nie jest znane, odpowiednim zwrotem jest Dear Sir/Madam, co jest odpowiednikiem naszego „Szanowny Panie, Szanowna Pani”. Umieszczamy go po lewej stronie kartki.
6. Treść listu. Powinna być ona podzielona na akapity, powiązane ze sobą przez tzw. linking words (przeczytaj rozdział).
7. Zamknięcie. Jest ono określone przez reguły. Na końcu listu warto jest zawrzeć krótkie zdanie takie jak I look forward to hearing from you (Mam nadzieję na szybką odpowiedź), Please do not hesitate to contact me (Proszę nie wahać się ze mną skontaktować). Na końcu warto jest zawrzeć zdanie zamykające list („z poważaniem”) takie jak np.:

- „Yours sincerely” dla zdań zaczynających się od „Dear” + nazwisko

- „Yours faithfully” dla listów zaczynających się od Dear Sir/Madam

Kiedy list jest mniej formalny, na zakończenie można użyć zwrotów „Yours truly”, „Best Regards”, „Best wishes”.

Zamknięcie umieszczamy z lewej strony kartki.

Przydatne w listach formalnych zwroty to:

1.    I am writing to you to confirm – Piszę do Pana/Pani aby potwierdzić.

2.    Regarding our conversation – W odniesieniu do naszej rozmowy

3.    I am enclosing – Załączam

4.    It would be my pleasure – Byłoby dla mnie przyjemnością

Podsumowanie

List formalny – wprowadzenie

List formalny to oficjalna forma korespondencji, stosowana w sprawach biznesowych, urzędowych czy akademickich. Charakteryzuje się precyzyjną strukturą, uprzejmym tonem oraz poprawnością językową.

1. Struktura ogólna

• Adres nadawcy – dane kontaktowe osoby wysyłającej list.
• Data – dzień i miesiąc wysłania listu.
• Adres odbiorcy – dane osoby lub instytucji, do której list jest kierowany.
• Pozdrowienie – formalne powitanie (salutation).
• Wstęp – wyjaśnienie celu listu.
• Treść główna – rozwinięcie tematu, argumenty, prośby itp.
• Zakończenie – podsumowanie i wyrażenie oczekiwań.
• Pożegnanie i podpis – formalne zamknięcie oraz imię i nazwisko nadawcy.

2. Elementy listu

Element	Example
Adres nadawcy	123 Main Street Warsaw, Poland
Data	July 1, 2025
Adres odbiorcy	Mr. John Smith XYZ Corporation 456 Elm Avenue London, UK
Pozdrowienie	Dear Mr. Smith,
Wstęp	I am writing to inquire about...
Treść główna	I would be grateful if you could provide...
Zakończenie	Thank you for your attention to this matter.
Pożegnanie	Yours sincerely,
Podpis	John Doe Marketing Manager XYZ Corporation

3. Kluczowe zwroty

• I am writing to...
• I look forward to your response.
• Please find attached...
• Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

4. Zasady stylu

• Unikaj skrótów i potocznych zwrotów.
• Stosuj uprzejme formy modalne (e.g. could, would).
• Dbaj o klarowność i zwięzłość – jeden temat na akapit.
• Zachowaj formalny, ale uprzejmy ton.

Wnioski

List formalny oparty na powyższej strukturze i zwrotach zapewnia profesjonalny i czytelny przekaz, co sprzyja pozytywnemu odbiorowi przez adresata.

Przykłady listów formalnych (po angielsku)

1. Prośba o informację

123 Main Street

Warsaw, Poland

July 1, 2025

Mr. John Smith

XYZ Corporation

456 Elm Avenue

London, UK

Dear Mr. Smith,

I am writing to inquire about the availability of your new product line.

I would be grateful if you could send me the current price list and delivery terms.

Thank you for your attention to this matter.

Yours sincerely,

Anna Kowalska

2. Reklamacja

ABC Electronics Ltd.

789 Maple Road

Berlin, Germany

June 25, 2025

Customer Service Department

ABC Electronics Ltd.

789 Maple Road

Berlin, Germany

To whom it may concern,

I am writing to complain about the recent purchase of a laptop (model X200) which stopped working after two days.

Please advise on the procedure for repair or replacement at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this issue.

Yours faithfully,

Piotr Nowak

3. List motywacyjny (fragment)

Human Resources Manager

Global Solutions Inc.

101 Corporate Plaza

New York, NY 10001, USA

June 30, 2025

Dear Sir/Madam,

I am writing to apply for the position of Marketing Specialist advertised on your website.

With five years of experience in digital marketing, I believe I can contribute to your team’s success.

I have attached my CV for your review and look forward to the opportunity to discuss my application.

Yours sincerely,

Monika Wiśniewska

Quiz – List formalny