Mimo powszechnej już dominacji poczty elektronicznej ponad tradycyjnym listem, ten ostatni dalej ma swoje zastosowanie. Formalna korespondencja pomiędzy firmami jest często właśnie dokonywana na papierowym liście. Formalne listy biznesowe mogą mieć różną postać. Mogą to być podania o pracę, informacja o rozwoju danej firmy, zapytanie, prośba o podjęcie odpowiedniego działania czy też skarga.
Aby list formalny spełniał wymogi musi bezpośrednio komunikować wiadomość, na dodatek w języku prostym, pozbawionym wszelkich „ukwieceń”. Co więcej, musi też zostać napisany według określonego schematu, wzoru, który taką korespondencję formalną definiuje.
W naszym liście znaleźć powinny się na pewno określone rzeczy:
- „Yours sincerely” dla zdań zaczynających się od „Dear” + nazwisko
- „Yours faithfully” dla listów zaczynających się od Dear Sir/Madam
Kiedy list jest mniej formalny, na zakończenie można użyć zwrotów „Yours truly”, „Best Regards”, „Best wishes”.
Zamknięcie umieszczamy z lewej strony kartki.
Przydatne w listach formalnych zwroty to:
1. I am writing to you to confirm – Piszę do Pana/Pani aby potwierdzić.
2. Regarding our conversation – W odniesieniu do naszej rozmowy
3. I am enclosing – Załączam
4. It would be my pleasure – Byłoby dla mnie przyjemnością